Informativa Trattamento Dati Eventi

Informativa sul trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 13, Regolamento UE n. 2016/679 “GENERAL DATA PROTECTION REGULATION” (di seguito “GDPR”), e del D.Lgs. 196/2003 integrato dal D.Lgs. 101/2018

Con questa informativa, desideriamo metterLa al corrente delle modalità in cui la nostra Azienda, BINNOVA S.R.L. BENEFIT (di seguito Azienda o BINNOVA) tratta i dati personali identificativi e di contatto raccolti presso di Lei in occasione della sua partecipazione ad un evento organizzato da binnova, o al quale binnova ha preso parte.

Ove non specificato, tutti gli articoli di legge citati in questo documento fanno riferimento al GDPR.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati è la società BINNOVA S.R.L. BENEFIT, con P.IVA 12599020018 e sede in via del bosco rinnovato 6, palazzo U7, 20057 Assago (MI).

2. Nomina RDP – DPO

Il Titolare, non ricadendo nelle casistiche indicate dall’Art. 37, né in quelle indicate nelle varie interpretazioni dell’Autorità Garante, non ha ritenuto necessario nominare un Responsabile per la Protezione dei Dati.

3. Oggetto del trattamento

Il trattamento riguarda i dati che BINNOVA utilizza per organizzare l’evento al meglio, e per fornirLe il miglior servizio possibile. Si tratta di:

1. dati anagrafici (Nome, Cognome) e di contatto (indirizzo e-mail)
2. dati di natura logistica eventualmente necessari per gestire orari, navette, voli, camere d’albergo, ecc (ad esempio la località da cui Lei desidera partire per l’evento, o l’ora a cui arriverà)
3. eventualmente una copia del Suo documento, qualora BINNOVA dovesse utilizzarla per prenotasse un volo aereo o un albergo
4. eventualmente dati sulla Sua taglia, qualora fosse prevista la fornitura di abbigliamento
5. eventualmente informazioni sulle Sue intolleranze alimentari, allergie o patologie di natura alimentare, qualora sia prevista l’erogazione di pasti.
6. eventualmente fotografie e riprese audio/video che ritraggono la Sua persona durante lo svolgimento dell’evento (limitatamente a quelle che BINNOVA effettua sotto la propria Titolarità)
7. dati inclusi nel feedback che vorrà rilasciare al termine dell’evento.

4. Finalità del trattamento, fondamento giuridico, natura del conferimento

I dati personali di cui ai punti 3.1, 3.2, 3.3 e 3.4 sono acquisiti al solo scopo di rendere possibile la Sua partecipazione all’evento al quale si sta iscrivendo.

Il modulo di iscrizione all’evento riporta l’indicazione di quali dati siano obbligatori e di quali siano facoltativi, variabili a seconda della tipologia di evento. Nel caso di obbligatorietà del conferimento, il trattamento è lecito ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera b) del regolamento e non prevede il Suo consenso esplicito. La non comunicazione di dati obbligatori comporta l’impossibilità, per BINNOVA, di accettare la Sua partecipazione all’evento.

Nel caso di conferimento facoltativo, il trattamento è lecito ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f) e non richiede il Suo consenso esplicito. La non comunicazione dei dati facoltativi non ha influenza diretta sulla partecipazione all’evento, ma pregiudica il livello di servizio che BINNOVA sarà in grado di offrirLe.

Il Suo indirizzo email può essere utilizzato per inviarLe una richiesta di feedback (di cui al punto 3.7 di questa informativa). Nella richiesta di feedback, può essere presente la richiesta di autorizzazione a ricontattarLa per attività promozionali di Varia natura. L’acquisizione del Suo indirizzo email specificatamente per questa finalità di trattamento è lecita ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera a) e richiede il Suo consenso esplicito, che Le sarà richiesto contestualmente nel modulo di feedback.

I dati personali di cui al punto 3.5 sono acquisiti al solo scopo di essere comunicati (in forma aggregata e anonima) al gestore del servizio alimentare dell’evento (catering, ristorante, ecc.) affinché questi possa predisporre il servizio tenendo conto delle Sue esigenze di natura alimentare. Trattandosi di dati di natura particolare, il trattamento è lecito ai sensi dell’art. 9, comma 2, lettera a) e richiede il Suo consenso esplicito.

Nel caso in cui il consenso per questo trattamento non venga fornito o le informazioni non siano comunicate o siano errate/incomplete, le Sue esigenze alimentari non potranno essere assecondate, né BINNOVA potrà essere ritenuta responsabile nel caso in cui Lei subisca un danno alimentare di qualsiasi genere.

BINNOVA declina inoltre ogni responsabilità, ribaltandola sul fornitore del servizio alimentare, nel caso in cui, pur correttamente informato delle Sue esigenze alimentari, quest’ultimo non provveda in modo adeguato, cagionandole un danno.

I dati personali di cui al punto 3.6 sono acquisiti per finalità interna, di documentazione e promozione dell’evento cui Lei partecipa e della stessa BINNOVA.

Il trattamento è legittimo ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera a) e richiede il Suo consenso esplicito, che Le viene richiesto prima o all’inizio dell’evento stesso mediante apposita liberatoria.

In caso di consenso negato, BINNOVA avrà cura di escluderLa, eventualmente anche in postproduzione, dalle fotografie e riprese audio/video di dettaglio, nelle quali la Sua immagine è riconoscibile. Questo non avverrà invece per le fotografie o riprese panoramiche o per quelle in cui la Sua immagine non è riconoscibile.

BINNOVA declina ogni responsabilità per fotografie e riprese effettuate in autonomia da soggetti terzi (ad esempio da colleghi con lo smartphone) che tratteranno tali riprese in modo indipendente e svincolato da BINNOVA.

I dati personali di cui al punto 3.7 sono acquisiti per finalità interna, a fini statistici e di miglioramento del servizio offerto. Unicamente per questa finalità, i dati possono essere raccolti in forma anonima, ma qualora Lei desideri palesarsi, i suoi dati sarebbero trattati ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f), non richiedendo il Suo consenso esplicito.

Questi dati possono essere utilizzati come referenza, a fini di comunicazione istituzionale e promozionale. In questo caso sono raccolti in forma nota, e il loro utilizzo per tale finalità è legittimo ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera a), richiedendo il Suo consenso esplicito.

5. Modalità del trattamento, durata del trattamento

I dati personali di cui al punto 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 e 3.5, per le finalità di cui al punto 4, sono raccolti e trattati elettronicamente, attraverso un modulo on-line gestito da Google. I dati raccolti sono utilizzati esclusivamente fino al compimento dello scopo per il quale sono stati raccolti (tipicamente il termine dell’evento) dopodiché sono eliminati.

Nello specifico, tali dati sono oggetto da parte di BINNOVA di raccolta, registrazione, organizzazione, selezione ed estrazione, utilizzo, cancellazione e distruzione.

I dati di cui al punto 3.6, per le finalità di cui al punto 4, sono raccolti e trattati elettronicamente, mediante dispositivi di acquisizione, e sono registrati successivamente sui server BINNOVA, in cartelle a disposizione dei dipartimenti HR e Marketing, per essere utilizzati per le finalità espresse. La conservazione di tali dati è funzionale alle esigenze degli uffici cui è destinata, e quindi ha una durata variabile, in ogni caso fino a obsolescenza.

Nello specifico, tali dati sono oggetto da parte di BINNOVA di raccolta, registrazione, organizzazione, selezione ed estrazione, utilizzo, cancellazione e distruzione.

I dati di cui al punto 3.7 sono raccolti per le finalità indicate in forma cartacea, e successivamente digitalizzati, e archiviati in cartelle dedicate sui server aziendali, mentre il cartaceo viene distrutto. Per entrambe le finalità, questi dati sono trattati per un periodo di 5 anni dalla loro acquisizione, periodo oltre il quale gli stessi sono oggetto di rivalutazione. Sono cancellati se ritenuti obsoleti, altrimenti sono conservati per altri 5 anni.

6. Accesso ai dati

I Suoi dati potranno essere resi accessibili, per le sole finalità di cui al punto 4), a dipendenti e collaboratori del Titolare, autorizzati al trattamento e/o amministratori di sistema, o a società terze o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento. Le politiche adottate da BINNOVA prevedono una selezione accurata dei soggetti interni e/o esterni che possano avere accesso ai Suoi dati, in base alle competenze e alla adesione piena alle regole di sicurezza e riservatezza che BINNOVA impone.

7. Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 6 lettere b), c) del GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati di cui al punto 3 a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità di cui al punto 4) o per finalità specifiche degli enti richiedenti.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I Suoi dati non saranno diffusi, salvo il materiale audio/video che potrà essere utilizzato per attività di marketing e comunicazione, anche social.6. 

8. Trasferimento dei dati

I dati personali conferiti, di cui al punto 3) sono conservati in formato elettronico su server in locale o in Cloud, forniti da Aziende che operano comunque all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare archivi e server in altri paesi della UE o anche extra-UE, ad esempio nel caso di utilizzo di servizi Cloud. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea, e che il Cloud utilizzato garantirà un livello di sicurezza adeguato a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati trasferiti.

9. Diritti dell’interessato

BINNOVA Le garantisce l’esercizio dei diritti che la normativa prevede per gli interessati, e assicura la collaborazione a fronte di richieste specifiche.

Gli interessati godono dei diritti di cui agli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR. In dettaglio:

1. Diritto di accesso
2. Diritto di rettifica
3. Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)
4. Diritto di limitazione di trattamento
5. Diritto all’Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento
6. Diritto alla portabilità dei dati
7. Diritto di opposizione
8. Diritti relativi al Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione

Ogni interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando:

• una raccomandata a.r. indirizzata presso il Titolare del trattamento, di cui al punto 1)
• una e-mail all’indirizzo privacy@binnova.it

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